Einführung

Seit der Corona-Pandemie befindet sich die Arbeitswelt stark im Wandel. Flexible Arbeitsmodelle verändern die Zusammenarbeit von Mitarbeitern und Unternehmen. Der klassische Büroarbeitsplatz wird zunehmend durch den Digital Workplace ersetzt. Der digitale Arbeitsplatz umfasst alle Technologien und Prozesse, die die Kommunikation, Zusammenarbeit und den Zugriff auf Unternehmensressourcen erleichtern. Mit dem Cloud-Trend ist es für Unternehmen um einiges einfacher geworden, den Zugriff standortunabhängig anzubieten. Der Digital Workplace fördert also grundsätzlich die Produktivität und die Work-Life-Balance des Mitarbeiters.

Natürlich gibt es auch einige Herausforderungen, mit denen man sich auseinandersetzen muss. Dieser Trend bringt auch ganz neue Sicherheitsanforderungen mit sich und Technologien, um diese flexible Arbeitsweise aufrechtzuerhalten. In diesem Blogbeitrag wird ein Blick auf diese Themen geworfen.

Was ist der Digital Workplace

Wie definiert man genau Digital Workplace und was ist eigentlich alles damit gemeint?
Dieser Begriff beschreibt eine völlig neue Art zu arbeiten. Es handelt sich um eine digitale Arbeitsumgebung, die es Mitarbeitern ermöglicht, orts- und zeitunabhängig zu arbeiten, indem sie über verschiedene Tools, wie Cloud-Dienste und mobile Endgeräte, miteinander verbunden sind.

Die zentralen Bestandteile des Digital Workplace:

• Kollaborationstools: Für eine zeit- und ortsunabhängige Arbeitsweise sind zuerst einmal Tools wie Teams, Slack und Zoom essenziell, um die Kommunikation und Zusammenarbeit einfach zu ermöglichen.
  
  
• Cloud-Technologien: Um den Mitarbeitern die nötigen Daten und Anwendungen überall zur Verfügung zu stellen, braucht es Cloud-Infrastrukturen.
  
  
• Mobile & hybride Arbeitsmodelle: Mitarbeitende können sowohl im Büro als auch im Homeoffice oder von unterwegs arbeiten, ohne auf Unternehmensressourcen verzichten zu müssen.
  
  
• Sicherheit und Datenschutz: Der digitale Arbeitsplatz erfordert strenge Sicherheitsmassnahmen wie Zero Trust, Multi-Faktor-Authentifizierung und verschlüsselte Datenübertragung.
  
  

Herausforderungen bei der Implementierung

1. Widerstand gegen Veränderungen: Diese Veränderung ist ein starker Eingriff in die lange Kultur des Vor-Ort-Arbeiten und kann einige Mitarbeiter stören. Deshalb braucht man auch eine breite Akzeptanz im Team, sonst kann es zu negativen Erfahrungen kommen. Dieser Kulturwandel braucht Zeit, deshalb kann es von Vorteil sein, wenn man diese Veränderung langsam einführt und den Mitarbeitern Zeit gibt, sich daran zu gewöhnen.
   
   
2. Technische Hürden und Integration bestehender Systeme: Die nächste Hürde ist technisch bedingt. Viele Unternehmen haben noch Legacy-Systeme (veraltete IT-Systeme oder Software, die noch im Einsatz sind, aber oft nicht mehr mit modernen Technologien kompatibel sind.). die sich nicht nahtlos in eine digitale Arbeitsumgebung integrieren lassen. Die Auswahl kompatibler Tools und eine schrittweise Umstellung helfen, Kompatibilitätsprobleme zu vermeiden.
   
   
3. Sicherheit und Datenschutz: Durch den digitalen Arbeitsplatz verbreitet sich die Angriffsfläche auch nach Hause und zu den persönlichen Geräten. Dies erfordert also ein robustes Sicherheitskonzept. Wie bereits erwähnt, sind Zero Trust, MFA und Verschlüsselung hier essenziell.
   
   
4. Bedarf an kontinuierlicher Optimierung: Dieser Trend ist gerade im Moment ein starker Trend, jedoch können sich Trends schnell verändern und weiterentwickeln. Dies führt dazu, dass Unternehmen ihre Systeme regelmässig evaluieren und neue Technologien in ihre bestehenden Prozesse integrieren.
   
   

Best Practices

Im Digital Workspace gibt es einige Best Practices für eine erfolgreiche Umsetzung. Das erste ist, eine klare Digital-Workplace-Strategie zu entwickeln. Dieser Kulturwechsel braucht Zeit und man sollte eine Roadmap erstellen, um den Übergang zu erleichtern. Um die Einführung zu fördern, kann man schrittweise ein Pilotprojekt initiieren, um die Risiken zu minimieren und die Akzeptanz zu vergrößern.

Ein weiterer Schritt ist, die Integration und Interoperabilität sicherzustellen. Die neuen Tools, welche man für den Digital Workplace benötigt, sollten sich mühelos in bestehende IT-Systeme integrieren lassen. Zudem ist es essenziell, kontinuierliche Schulungen und Support bereitzustellen, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter die Technologien effizient nutzen können. Die regelmäßige Evaluierung und Anpassung an neue Entwicklungen sorgt dafür, dass der digitale Arbeitsplatz stets auf dem neuesten Stand bleibt und langfristig erfolgreich funktioniert.

Fazit

Der digitale Arbeitsplatz ist längst kein Zukunftstrend mehr, sondern eine Notwendigkeit für Unternehmen, die effizient und wettbewerbsfähig bleiben möchten. Er bietet zahlreiche Vorteile wie erhöhte Produktivität, flexible Arbeitsmodelle und verbesserte Zusammenarbeit, stellt Unternehmen jedoch auch vor Herausforderungen.
Um den Digital Workplace erfolgreich zu implementieren, sind klare Strategien, eine schrittweise Einführung sowie kontinuierliche Schulungen erforderlich. Sicherheit und Datenschutz müssen dabei ebenso priorisiert werden wie eine reibungslose Integration neuer Technologien.

Unternehmen, die diese Best Practices umsetzen, profitieren von einem modernen, effizienten und sicheren Arbeitsumfeld, das sowohl Mitarbeiter als auch die Unternehmensstrategie nachhaltig unterstützt.


Bei Fragen und Unklarheiten dürfen Sie uns gerne kontaktieren. Wir freuen uns über Ihr Interesse.